İşçi İhtarnamesi Nasıl Çekilir? Noter, KEP ve İçerik

İşçi ihtarnamesi nedir ve ne işe yarar?

İşçi ihtarnamesi, işçinin işverene yönelttiği talebi ya da iradeyi yazılı ve tarihi ispatlanabilir biçimde bildirdiği belgedir. Üç temel işlevi vardır. Bildirimin yapıldığını ispatlar, işvereni temerrüde düşürür ve haklı nedenle feshin gerekçesini belgeler. İhtarname bir dava ya da icra işlemi değildir ve işvereni ödemeye zorlayan bir yaptırımı yoktur. İşçi ihtarnamesi nasıl çekilir sorusunun cevabı, gönderim yolunun ve metin içeriğinin doğru seçilmesine bağlıdır.

Temerrüt, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu md. 117 uyarınca muaccel bir borcun borçlusunun, alacaklının ihtarıyla gecikmiş sayılmasıdır. Bazı işçilik alacaklarında faiz bu tarihten işlemeye başlar. Haklı fesihte ise ihtarname, işçinin sözleşmeyi hangi tarihte ve hangi nedenle sona erdirdiğini gösterir ve haklı nedenle fesih iddiasının ispatında ilk bakılan belgelerden biridir.

Temerrüt, muacceliyet ve tebliğ gibi terimlerin kısa tanımları iş hukuku sözlüğü sayfasında yer alır.

İşçi ihtarnamesi hangi durumlarda çekilir?

İşçi ihtarnamesi bir talebi belgelemek ya da sözleşmeyi sona erdirme iradesini bildirmek amacıyla çekilir. İş ilişkisi sürerken gönderilen ihtarname çoğu kez bir düzeltme ya da ödeme talebidir, fesih içeren ihtarname ise sözleşmeyi sona erdirir. Başlıca durumlar aşağıdaki tabloda yer alır.

Primlerin eksik yatırılması halinde izlenecek yollar SGK primi eksik yatırılırsa ne yapılır yazısında, psikolojik tacizde şikâyetin belgelenmesi mobbingin ispatı yazısında anlatılmıştır.

İşçi ihtarnamesi nasıl çekilir?

İşçi ihtarnamesi noter aracılığıyla, kayıtlı elektronik posta (KEP) ile ya da iadeli taahhütlü mektupla, yani üç yoldan biriyle çekilir. Uygulamada en çok noter ihtarnamesi kullanılır, çünkü hem metnin içeriği hem de tebliğ tarihi resmî kayıtla belgelenir. Yöntem seçilirken ispat gücü, maliyet ve işverenin adres bilgisi birlikte değerlendirilir.

Noter yoluyla gönderimde sıra şöyledir:

1. Belgeler toplanır. Bordrolar, banka kayıtları, hizmet dökümü ve yazışmalar bir araya getirilir.
2. İşverenin unvanı ve adresi doğrulanır. Şirketlerde ticaret sicilindeki tam unvan ve kayıtlı adres esas alınır.
3. Metin hazırlanır. Talep, dayanak, süre ve sonuç açık ve kısa biçimde yazılır.
4. Notere başvurulur. İşçi kimliğiyle başvurur, noter metni onaylar ve bir örneğini işverene tebliğe çıkarır.
5. Tebliğ şerhi izlenir. Tebliğ tarihini gösteren şerhli örnek noterden alınır.
6. Süre takip edilir. Verilen süre dolduğunda arabuluculuk başvurusu ya da fesih kararı değerlendirilir.

İşçi bir alt işverenin (taşeronun) işçisiyse ihtarname hem alt işverene hem asıl işverene gönderilebilir. Asıl işveren, o işyeriyle ilgili işçilik yükümlülüklerinden alt işverenle birlikte sorumludur (4857 sayılı İş Kanunu md. 2). İki işverene ayrı ayrı tebliğ, sonraki arabuluculuk başvurusunda da iki tarafın birlikte gösterilmesini kolaylaştırır.

Normal e-posta ve mesajlaşma uygulamaları da delil olarak sunulabilir, ancak karşı taraf iletinin ulaştığını ya da içeriğini inkâr ederse ispat gücü daha zayıftır. Noter ücretleri her yıl güncellenen tarifeye göre belirlenir ve metnin uzunluğuna göre değişir. İhtarnamenin avukat tarafından hazırlanması halinde ücretin asgari sınırları için iş hukuku avukatı ücretleri rehberine bakılabilir.

İşverene ihtarnamede hangi bilgiler bulunmalıdır?

İşverene ihtarnamede talep, dayanak, süre ve sonuç olmak üzere dört unsur açıkça yer almalıdır. Metin kısa, olgulara dayalı ve hakaret içermeyen bir dille yazılır. Başlıca içerik şöyledir:

1. Taraflar. İşçinin kimlik ve adres bilgileri ile işverenin ticaret sicilindeki tam unvanı ve adresi.
2. İş ilişkisi. İşe giriş tarihi, görev ve çalışılan işyeri.
3. Talep. İstenen alacak kalemleri tek tek ve dönemleriyle (ödenmeyen aylık ücretler, fazla mesai, yıllık izin ücreti gibi).
4. Dayanak. Talebin dayandığı olgular ve ilgili kanun maddesi.
5. Süre. Ödeme ya da aykırılığın giderilmesi için tanınan belirli bir süre.
6. Sonuç. Süre içinde karşılık verilmezse başvurulacak yol (arabuluculuk, dava ya da sözleşmenin haklı nedenle feshi).
7. Fesih bildirimi. Sözleşme sona erdiriliyorsa fesih iradesi, fesih tarihi ve haklı neden açık biçimde.

İhtarnamenin içeriği somut olaya göre değişir. Hazır kalıpların aynen kullanılması, olayla uyuşmayan ya da hak kaybına yol açan ifadeler taşıyabilir. Tutarların kesin hesaplanamadığı durumlarda kalemlerin adıyla ve dönemiyle belirtilmesi yeterlidir. Talep edilebilecek kalemler işçilik alacakları sayfasında sıralanmıştır.

İşçinin ihtarname çekmesi zorunlu mudur?

İşçinin ihtarname çekmesi çoğu alacak bakımından zorunlu değildir. Kıdem tazminatı, ücret ya da fazla mesai alacağı için ihtarname çekmeden doğrudan arabulucuya başvurulabilir. İhtarname bir dava şartı değil, ispat ve faiz bakımından avantaj sağlayan bir araçtır. Fesih bildirimlerinde ise yazılılık ayrıca önem taşır.

4857 md. 109, kanunda öngörülen bildirimlerin yazılı ve imza karşılığında yapılmasını, fesih sonucunu doğuran bildirimlerin ise her halde yazılı olmasını öngörür. İşverenin işçiye KEP yoluyla bildirim yapabilmesi işçinin yazılı kabulüne bağlıdır. Noter ihtarnamesi yazılılık koşulunu karşılar ve tebliğ tarihini de belgeler.

Faiz bakımından kalemler ayrışır. Kıdem tazminatında faiz fesih tarihinden işler ve ihtar gerekmez. İhbar tazminatı ve yıllık izin ücreti gibi kalemlerde ise faiz, işverenin temerrüde düştüğü tarihten başlar ve ihtarname yoksa bu tarih daha sonraki bir aşamaya kayar. Bu nedenle fesihten sonra çekilen ihtarname, faiz alacağının başlangıcını öne çekebilir.

Haklı fesihte ihtarnamenin önemi daha büyüktür. Sözlü yapılan ya da nedeni belirtilmeyen ayrılık, işverence istifa ya da devamsızlık olarak nitelendirilebilir. Ücreti ödeme gününden itibaren 20 gün içinde ödenmeyen işçinin iş görmekten kaçınma hakkını kullanması halinde de (md. 34) bu iradenin yazılı bildirilmesi ispatı kolaylaştırır.

Ücreti ödenmeyen işçi ihtarnameyi hangi sırayla kullanır?

Ücreti ödenmeyen işçi önce ödeme talebini yazılı olarak bildirir. Sonuç alamazsa çalışmaya devam ederek alacağını isteyebilir, iş görmekten kaçınabilir ya da sözleşmeyi haklı nedenle feshedebilir. Bu üç yolun sonuçları farklıdır ve seçim ihtarname metnine açıkça yansıtılmalıdır. Ücretin ödenmemesi devam eden bir ihlal olduğundan, haklı fesih için öngörülen 6 iş günlük süre işlemeye başlamaz (4857 md. 26).

Varsayımsal bir örnekle anlatalım. Ücret ödeme günü her ayın beşi olan bir işyerinde işveren iki aylık ücreti ödememiş olsun. İşçi noter aracılığıyla ödenmeyen ayları belirterek yedi gün içinde ödeme yapılmasını ister. Süre ödeme yapılmadan dolarsa işçinin önünde şu seçenekler bulunur:

• Çalışmaya devam ederek talep. İşçi sözleşmeyi sürdürür ve ücret alacağı için arabulucuya başvurur.
• İş görmekten kaçınma. Ödeme gününün üzerinden 20 gün geçmişse işçi çalışmayı durdurabilir ve bu nedenle sözleşmesi feshedilemez (md. 34).
• Haklı nedenle fesih. İşçi ikinci bir ihtarnameyle sözleşmeyi md. 24/II uyarınca feshettiğini bildirir. En az bir yıllık kıdemi varsa kıdem tazminatı talep edebilir.

Örnekteki süre ve sıra olayın akışını göstermek içindir, her dosyada ise belgelerin durumuna göre ayrıca değerlendirme yapılır. Kıdem tazminatının yaklaşık tutarı kıdem tazminatı hesaplama aracıyla görülebilir.

İşveren işçiye ihtarname gönderirse işçi ne yapmalıdır?

İşverenden ihtarname alan işçi, yazıyı teslim almalı, içeriğini ve tebliğ tarihini not etmeli ve gerekiyorsa yazılı cevap vermelidir. Tebligatı almaktan kaçınmak süreleri durdurmaz. İşverenin gönderdiği ihtarnameler çoğunlukla dört türdür.

Devamsızlıkta kanun, izinsiz ve haklı bir sebebe dayanmayan ardı ardına iki iş günü, bir ay içinde iki defa herhangi bir tatil gününden sonraki iş günü ya da bir ayda üç iş günü devamsızlığı işveren için haklı fesih nedeni sayar (md. 25/II). Bu nedenle işe gidilmeyen günlerin gerekçesi belgelenmelidir. Fesih bildiriminden sonraki haklar işten çıkarılan işçinin hakları yazısında anlatılmıştır.

İhtarname çeken işçi arabulucuya ne zaman gider?

İhtarname çeken işçi arabulucuya dilediği zaman başvurabilir, çünkü ihtarnamede verilen sürenin dolmasını ya da işverenin cevabını beklemek hukuken zorunlu değildir. Alacak ve tazminat taleplerinde dava açmadan önce arabulucuya başvurmak dava şartıdır (7036 sayılı İş Mahkemeleri Kanunu md. 3). İhtarname bu başvurunun yerini tutmaz.

Süreler bakımından dikkat edilecek nokta, ihtarnamenin zamanaşımını kesmemesi ve durdurmamasıdır. İşe iade talebinde fesih bildiriminin tebliğinden itibaren işleyen 1 aylık arabulucuya başvuru süresi de ihtarnameyle uzamaz. İşverenle yazışarak geçirilen haftalar bu sürelerden düşülmez. Ayrıntılar işe iade davası süreleri ve iş davalarında zamanaşımı süreleri yazılarında yer alır.

İşverenin ihtarnameye verdiği cevap da delildir. Borcun kabul edildiği bir cevap zamanaşımını keser, talebin reddedildiği cevap ise işverenin savunmasını önceden gösterir. Başvurunun nereye yapılacağı ve görüşmelerin nasıl yürüdüğü iş hukukunda arabuluculuk sayfasında açıklanmıştır.

İşçi ihtarnamesinde en sık yapılan hatalar nelerdir?

En sık yapılan hata, haklı nedenle fesih bildiriminin istifa dilekçesi gibi yazılmasıdır. “İstifa ediyorum” ya da “kendi isteğimle ayrılıyorum” ifadeleri, haklı neden belirtilmediğinde kıdem tazminatı talebini zora sokar. Bu ayrım istifa eden işçinin kıdem tazminatı yazısında anlatılmıştır.

Diğer yaygın hatalar şunlardır:

• Haklı nedeni somut yazmamak. “Haklarım verilmediği için” gibi genel ifadeler yerine ödenmeyen ücretin dönemi ya da yatırılmayan primin ayı belirtilir.
• Yanlış muhatap. İhtarnamenin şirketin sicildeki unvanı yerine tabela adına ya da eski adrese gönderilmesi tebliği tartışmalı kılar.
• Fesih iradesini belirsiz bırakmak. “Ödenmezse ayrılmayı düşüneceğim” türü ifadeler fesih sayılmaz, bu nedenle fesih niyeti varsa açık yazılır.
• Süre hesabını gözden kaçırmak. Ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılık hallerinde fesih hakkı, öğrenmeden itibaren 6 iş günü içinde kullanılır (4857 md. 26). Ücretin ödenmemesi gibi devam eden ihlallerde süre işlemeye başlamaz.
• Sözleşmeyi feshetmeden işe gitmemek. Fesih bildirimi yapılmadan işe devam edilmemesi, işverene devamsızlık nedeniyle fesih imkânı verebilir.
• Sert ve suçlayıcı dil. Hakaret ya da tehdit içeren ifadeler işçinin aleyhine kullanılabilir.

İhtarname gönderildikten sonra içeriği değiştirilemez ve davada işçi, bildirimde dayandığı olgularla değerlendirilir. Bu nedenle metnin gönderilmeden önce belgelerle karşılaştırılması ve fesih içeriyorsa sonuçlarının tartılması gerekir.

İhtarname göndermeden önce hangi belgeler hazırlanmalıdır?

İhtarname göndermeden önce talebi ve tarihleri doğrulayan belgeler bir araya getirilmelidir. Metindeki her tarih ve dönem bir belgeye dayanmalıdır. Hazırlık, ihtarnameden sonra yapılacak arabuluculuk başvurusunun da dosyasını oluşturur. Kontrol listesi şöyledir:

• iş sözleşmesi ve varsa ek protokoller,
• son aylara ait ücret bordroları ve banka hesap dökümü,
• e-Devlet üzerinden alınan SGK hizmet dökümü,
• fazla çalışmayı gösteren puantaj, vardiya çizelgesi ve yazışmalar,
• kullanılan ve kalan yıllık izinleri gösteren kayıtlar,
• işverenle yapılan yazışmalar ve daha önce verilen dilekçeler,
• işverenin ticaret sicilindeki unvanı ve adresi.

Fesih içeren ihtarnamede ayrıca fesih tarihinden sonra işyerine gidilmeyeceği ve işyerine ait eşyaların teslimi planlanmalıdır. Sorular için iletişim sayfasından büroya ulaşılabilir.

İhtarname işçi ve işveren açısından hangi sonuçları doğurur?

İhtarname işçi için talebin tarihini ve içeriğini sabitleyen bir delil, işveren için ise uyuşmazlığı dava öncesinde çözme fırsatıdır. İki tarafın da ihtarnameye verdiği karşılık sonraki yargılamada değerlendirilir.

İşçi açısından usulüne uygun tebliğ edilen ihtarname işvereni temerrüde düşürür ve haklı feshin nedenini belgeler. Buna karşılık metindeki hatalı bir ifade işçiyi de bağlar, çünkü fesih bildirimi karşı tarafa ulaştıktan sonra tek taraflı geri alınamaz.

İşveren açısından ihtarnamenin cevapsız bırakılması borcun kabulü anlamına gelmez, ancak talebin belgelerle karşılaştırılıp yazılı cevap verilmesi sonraki savunmanın çerçevesini çizer. Haklı bulunan kalemlerin bu aşamada ödenmesi faiz ve yargılama gideri yükünü azaltır. Cevapta borcu kabul eden ifadeler zamanaşımını keser. Bu nedenle metnin özenle yazılması gerekir.

İhtarnameye cevap ve sonrasındaki görüşmelerde işveren tarafının yönetimi işveren avukatı sayfasında anlatılmıştır.